Sekretaris Profesional

BAB I
PENDAHULUAN
Pada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu? Ada waktu lampau profesi sebagai seorang sekretaris sering dianggap sebelah mata dan terkadang menghasilkan omongan miring di dalam maupun luar lingkungan kantor. Hal ini mungkin terpengaruh dari gambaran sosok sekretaris tersebut yang identik dengan perempuan, rok mini dan pemikiran picik akan adanya hubungan intim antar si sekretaris dengan pemimpinnya. Benarkah itu? Selain itu profesi ini tidaklah semata digeluti oleh gender wanita, tak sedikit profesi ini dipegang pula oleh gender pria. Terlebih lagi seiring dengan semakin berkembangnya sektor usaha dibidang apapun, profesi sebagai sekretaris adalah profesi yang dapat diperhitungkan dan memiliki prospek karir yang cerah bahkan peranannya tidak lagi dapat dianggap sebelah mata. Dengan banyak bermunculannya para sekretaris pria yang biasanya memiliki pekerjaan lebih berat ketimbang wanita, jelas hal ini membuktikan bahwa menjadi sekretaris bukanlah hal yang mudah dan mempunyai peran yang sangat penting. Sehingga dalam melaksanakan tugas tersebut, seorang sekretaris bukan hanya berhubungan dengan pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan sehingga tak heran bila terkadang pekerjaan mereka terlihat serabutan.
Tetapi kini profesi sekretaris menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat(shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.
Benarnya, selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas, serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-tugasnya.








1.1 Latar Belakang
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris. Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.
Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
· Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
· Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
· Terampil dalam mengelola kantor
· Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
· Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional
Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Menjadi Sekretaris Profesional”





1.2 Tujuan
Tujuan disusunnya makalah ini adalah agar kita dapat mengetahui berbagai macam cara untuk menjadi sekretaris yang baik dan profesional sehingga bagi orang orang yang bercita-cita ingin menjadi sekretaris setelah membaca makalah ini dia dapat mengetahuinya dan dapat menirukannya.












BAB II
PEMBAHASAN
Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis . Profesi
ini menjadi semakin bergengsi , bergaji besar dan ikut menentukan
keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berfikir kalau
mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.
Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para eksekutifpun menginginkan para sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude), memiliki pengetahuan yang luas(knowledge), serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaan sekretaris (understanding). Keinginan eksekutif itu tidak membuat profesi ini menjadi profesi yang sulit dijangkau. Sebab sebenarnya hal-hal tersebut tidak membutuhkan bakat-bakat khusus, hanya membutuhkan keinginan yang kuat untuk maju, kemauan untuk bekerja keras dan kesedian untuk terus mengembangkan diri dan mencurahkan segenap tenaga dan fikiran untuk menekuni bidang ini.

2.1 Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
“ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.” 1)
“Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.” 2)

“Sekretaris adalah orang yang paling dekat dengan bosnya baik secara fisik maupun shubungannya.” 3)


Kesimpulannya, sekretraris adalah seseorang yang paling dekat dengan pimpinan yang dipercayai untuk mengerjakan segala kegiatan asministrasi kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sekretaris juga dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu:

Sekretaris pribadi (SEKPRI)




Yaitu sekretaris yang tugasnya membantu seorang pimpinan dan tidak memiliki anak buah.
Contoh: Sekretaris Direktur Manajer, Sekretaris Rektor, Sekretaris Mentri.

Sekretaris Eksekutif (Sekretaris Umum).

Yaitu Sekretaris yang tugasnya membantu satu unit instansi/lebih, dan memiliki anak buah.
Contoh: Sekretaris wilayah, Sektaris yayasan, Sekretaris Negara, Sekretaris Direktorat jendral.





2.2 Tugas Sekretaris
Tugas-tugas sekretaris meliputi :

1. Tugas Rutin

Tugas yang setiap hari dikerjakan tanpa adanya perintah dari atasan misalnya membuka dan membuat konsep.

2. Tugas Khusus
“Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan pengalaman yang dimiliki sekretaris” 4)

Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil, dsg.

3. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
· Korespondensi
· Filling
· Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
· Mengurus surat masuk dan surat keluar
· Travel Arrangements
· Organize meeting
· Making appointments
· Handling all confidential matters

4. Tugas Receptionist
· Menerima dan menjawab telepon
· Mencatat pesan-pesan lewat telepon
· Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
· Mencatat janji-janji untuk pimpinan

5. Tugas Keuangan
· Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
· Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
· Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
· Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

6. Tugas Manjemen Perkantoran
Seorang sekretaris harus mampu mengatur tata letak kantor, peralatan yang diperlukan untuk mencapai efisiensi dan ifektiritas kerja yang didukung oleh kelancaran alur komunikasi dan informasi.

7. Tugas Manajemen Kepemimpinan
Seorang Sekretaris diberitanggung jawab dan wewenang untuk mengatur bawahannya. Misalanya, Sekretaris junior, Typist, OB. Dalam hal ini, fungsi manajemen kepeminpinan dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan sekretaris
dalam melakukan pendelegasian tugas, pembagian tugas maupun empowerment diantara team dimana Sekretaris bergabung.

8. Tugas Insidental
Yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu, antara lain:
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan
pimpinan.
b. Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar,
majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.
c. Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan
daftar yang dikonsep pimpinan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
e. Membantu penerbitan intern organisasi.


9. Tugas Sekretaris dalam Business Meeting
yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis agar
pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu:
a. waktu dan tempat harus dipastikan
b. makan dan minum disediakan
c. sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis.
d. waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain.
e. jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang
menyenangkan
f. pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari selasa, rabu dan kamis.
g.untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar maju pada saat-saat
tertentu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.

10. Lain-lain

§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.
Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.

“Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu ciri sekretaris yang professional”5)


Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
2.3. Rincian Tugas Sekretaris
Pada dasarnya tugas seorang sekretaris adalah :
1. Menyelenggarakan surat-menyurat (korespondensi) yaitu :

memproses surat masuk dan keluar
mengonsep surat
mengetik surat
mengklasifikasi surat
menggandakan warkat
mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
mengetik sheet untuk stensil, memfotocopy dan merekam
mengatur pengantar surat dan melayani pinjaman surat, arsip atau dokumen

2. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu diperlukan.
3. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya :

menyelenggarakan pencatatan dan penyampaian informasi
mencatat pesan-pesan tamu yang perlu disampaikan
menyelenggarakan kliping surat kabar, majalah dan buletin

4. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon
5. Mengatur penerimaan tamu bagi pimpinan
6. Mengatur pertemuan atau rapat-rapat dan menyusun notulen rapat
7. Mengatur jadwal/kegiatan pimpinan
8. Mengatur perjanjian-perjanjian pimpinan dan mencatatnya
9. Mengurus perjalanan pimpinan beserta akomodasi
10. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat atau relasinya
11. Menyusun dan menyampaikan ucapan selamat, ucapan terima kasih, ucapan berduka cita atau bentuk-bentuk lainnya kepada pejabat atau relasinya
12. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penataran bagi para karyawan bila dipandang perlu demi kelancaran tugas.
13. Mengatur kas kecil, dan mengatur keluar-masuk rekening bank
14. Membuat laporan, menyusun data dan statistik
15. Menyusun pidato-pidato yang didiktekan oleh pimpinan
16. Mengikuti seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang kaitannya dengan perkembangan karier dan organisasi
17. Mengatur hadiah-hadiah, pengiriman bunga, mencatat nama-nama dan alamat relasi/rekanan, serta keluarga pimpinan.
18. Mempergunakan berbagai mesin kantor seperti facsimile, komputer, scanner, mesin foto copy dsb.
19. Menyampaikan informasi kepada orang lain melalui presentasi
20. Berlaku sebagi Office Manager untuk pimpinan
2. 4. Tanggung jawab dalam bekerja

“Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab pada tugas.”6)

Maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.

Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.






2.5. Ketrampilan Sekretaris dalam berkomunikasi

Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
dapat menyinggung perasaan klean, pimpinan, rekan-rekannya dan dapat merusak citra perusahaan. Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .

“Kriteria komunikasi yang efektif adalah penerima mengerti atau memahami isi pesan, penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan dan penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim” sd 6)

Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin.
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
2.6. Wawasan atau Pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
· Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
· Pengetahuan akan produk dari perusahaan
· Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
· Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
· Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
· Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
· Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan
Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
· Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
· Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
· Memahami emosi orang lain
Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
· Pengambilan keputusan
· Kepemimpinan
· Kepuasan pelanggan
· Kerjasama dan saling percaya


2.7. Peran Sekretaris
“Pada dasarnya setiap sekretaris memiliki peran yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan” 7)


Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan dengan klien perusahaan, karyawan lain, bahkan juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Secara garis besar, beberapa peran umum yang harus dijalani seorang sekretaris sebagai berikut.

2.7.1 Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut.
Apalagi jika perusahaan Sekretaris termasuk perusahaan besar yang telah memiliki nama ditengah masyarakat tentu sekretaris tidak akan mau mendapat image buruk dan ditegur pimpinan bukan?


2.7.2. Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. Disini sikap sekretaris bicara dan bahasa tubuh sekretaris sangat diperlukan mengingat karakter setiap tamu yang datang adalah berbeda – beda.

2.7.3. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus
dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus
kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. Terutama bagi sekretaris wanita inilah saat yang tepat bagi sekretaris untuk menunjukan ‘taste’ artistik sekretaris.

2.7.4. Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja,lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain. Mengingat hal tersebut maka seorang sekretaris harus dapat bersikap profesional dan pandai memainkan peran dalam menghadapi segala situasi.
Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantaranya manajemen waktu dan komunikasi.
Workshop ini berisi refreshing, prinsip-prinsip manajemen yang penting yang perlu dikuasai sekretaris agar bisa tampil sebagai sekretaris yang profesional dan efektif.
1. Memahami pentingnya penampilan prima dari seorang sekretaris
2. Memahami proses komunikasi dalam organisasi
3. Meningkatkan keterampilan mengelola pertemuan Bisnis
4. Mampu dalam mengelola waktu secara efektif dalam mengelola pekerjaan
Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :

1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
 Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.

2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
Sebut nama lawan bicara Anda
Sambut tamu di pintu ruang Anda
Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
Salam dan mengulurkan tangan
Jangan bicara terlalu pesan / keras
Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.

4. Discrete :
 Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan

5. Tactful :
 Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan rekan bisnis.
2. 8. Citra Sekretaris
Ketika mendengar profesi seorang Sekretaris yang terlintas dibenak kita adalah Perempuan, Energik dan Gaul.

Sekretaris lebih sering dijumpai seorang Perempuan mungkin dikarenakan fungsi dasar sekretaris itu sendiri tidak pernah lepas dari surat menyurat, mengatur jadwal, mengatur dan menyiapkan perjalanan atasan, entertaint tamu atasan bahkan sampai mengurusi keperluan dan kebutuhan keluarga atasan yang memang kemampuan tersebut lebih dimiliki oleh seorang perempuan dibanding laki-laki.

Sekretaris juga selalu identik dengan Energik mungkin dikarenakan tekanan dari pimpinan yang tidak sabar menunggu dalam mendelegasikan pekerjaan sehingga sekretaris terbentuk menjadi pribadi yang perfecsionist, gesit dan cenderung tidak sabaran.
Selain itu Sekretaris juga identik dengan Bergaul, berbicara tentang bergaul banyak alasan dari setiap orang kenapa ia harus bergaul, dari sekian alasan tersebut sebenarnya makna dari pergaulan itu sendiri adalah selain menambah pengetahuan dan wawasan yang terpenting adalah menambah mitra atau relasi yang nantinya akan memudahkan peranan sekretaris dalam memenuhi kebutuhan atasannya. Tapi apakah para sekretaris sudah menjalankan peranannya menjadi sekretaris professional mengingat fenomena selama ini masih ada image yang terbentuk dimasyarakat bahwa sekretaris masih dipandang sebelah mata.
Kita sering mendengar orang berkata “ Si Anu kelihatannya mesra banget ya dengan atasannya, kenapa ya istrinya pak anu sering banget menelpon si sekretaris jangan-jangan untuk memata-matai suaminya kali ya?, kok Pak Anu setiap kali dinas luar pasti mengajak sekretarisnya ya?.
Kata-kata ini sering kali kita dengar dalam pergaulan khususnya dalam lingkungan kantor, dari sudut pandang yang berbeda masyarakat tersebut menilai sekretaris itu identik dengan selingkuhan atasan, mata-mata istri atasan, gudang rahasia atasan dan lain sebagainya. Terlepas dari semua itu kembali lagi keindividu masing-masing bagaimana masing-masing sekretaris tersebut menjalankan peranannya secara profesional.
Sangat dilematis memang seorang sekretaris dalam memerankan peranannya, hubungan mesra dan harmonis dengan atasan memang sangat penting dalam konteks profesionalisme karena sekretaris dalam hal ini adalah media penghubung antara atasan dan karyawan lain secara internal maupun dengan mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan atasan.
Bukan hanya hubungan mesra dengan atasan yang dibutuhkan tapi hubungan yang harmonis dengan istri atasan juga sangat penting karena sekretaris adalah pusat informasi dan yang membantu pelaksanaan tugas atasan, begitupun istri bukan tidak mungkin akan memberikan peranan sebagai pembuat keputusan dalam pelaksanaan tugas, sehingga kedua-duanya saling membutuhkan dalam menjalankan peranannya masing-masing, masih dalam konteks profesionalisme juga. Tapi kembali lagi bahwa setiap orang berhak untuk ber persepsi.
“Kemampuan, kecerdasan dan kecakapan bergaul mengatakan bahwa Persepsi adalah proses pencarian informasi oleh setiap orang terhadap lingkungannya agar dapat dipahami, sarananya adalah pengindraan (penglihatan, pendengaran, peraba, perasaan dan penciuman)”. sd 6 )

Jika melihat defenisi diatas setiap orang bisa saja memiliki persepsi yang berbedaberdasarkan pengindraannya dan juga masing-masing orang punya pilihan bagaimana ia memilih dan menciptakan persepsi atas dirinya terhadap lingkungannya.
Disinilah tuntutan profesionalisme sekretaris dibutuhkan bagaimana dia harus memilih “mau bersikap bagaimana” menggunakan bahasa lisan dan bahasa tubuh sesuai dengan aturan dan norma-norma yang sewajarnya dan diterima oleh masyarakat untuk menghindari persepsi-persepsi negative yang berlebihan dan menciptakan persepsi positif dibenak lingkungan terhadap dirinya dan profesinya, agar tidak menimbulkan perasaan-perasaan yang pada akhirnya perilaku berubah menjadi tidak layak dan merusak keadaan. tentu saja dengan satu konsep yaitu HOW TO BE A PROFESIONAL SECRETARY sehingga citra nya sebagai Sekretaris professional akan tetap tercermin
Hingga pada akhirnya Sekretaris secara tidak langsung akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan perusahaan, kuncinya adalah bersikap sesuai norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan suasana kantor yang kondusif, bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang mereka miliki.





2.9. Cara Menjadi Sekretaris Profesional
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.

2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.

3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.

4. Tahu Teknologi
Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.

5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.

6. Harus Bisa Bahasa Asing
Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.


7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.

8. Mempunyai Etika yang Baik.
Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.


9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting

2.10. Persyaratan Menjadi Sekretaris
Untuk dapat menjadi sekretaris perlu diperhatikan syarat-syarat :
1. Syarat Pendidikan dan Pengetahuan

Pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan Sekretaris
Mempunyai pengetahuan yang luas misalnya pengetahuan mengenai Organisasi dan Manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.

2. Syarat Ketrampilan

Mampu menguasi dan menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar
Mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa Asing terutama Bahasa Inggris baik tulisan maupun pembicaraan
Mampu melaksanakan tugas-tugas sebagai sekretaris, seprti menyusun laporan, mengetik surat
Mampu menggunakan mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. Misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Acces.
Mampu berkomunikasi melalui Internet, misalnya mengakses data, mengirim/menerima Email dsb.

3. Syarat Kepribadian
Kepribadian berarti keseluruhan sifat watak manusia yang baik maupun tidak baik. Kepribadian sekretaris yang baik digambarkan oleh Prajoedi Atmosudirdjo, yaitu :

bersikap sumeh (charming, simpatik, menyenangkan hati, menawan), pandai berhadapan dengan berbagai macam orang, mempunyai perasaan (intuisi) yang cukup halus dan dapat bersikap “psychologis’ terhadap orang.

Sifat-sifat yang harus dipunyai untuk mencapai sukses seperti jujur, cepat menanggapi kebutuhan kondisi, dan cepat memenuhi apa yang diperlukan, suka bekerjasama (kooperatif), correct (sopan tapi tegas), rajin, teliti, rajin, seksama, berhati-hati (tidak sembrono), dapat menyesuaikan diri pada perubahan-perubahan kondisi, dan simpatik kepada pegawai lainnya.

Sifat yang tidak disukai adalah cepat marah, congkak, ketus, sebentar-sebentar lihat jam, senang berdesas-desus, jahil, usil, sok tahu, kurang ajar, kaku, formal “sok resmi”, merampas pekerjaan orang lain, tidak sabar, pelupa, lalai, ceroboh, lamban dan lekas bosan.

Sikap perbuatan sekretaris selama bekerja adalah : ketelitian (accuracy), pertimbangan/perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgement), menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), panjang akal (resourcefulnes), inisitatif/prakarsa (initiative).





Syarat utamanya yaitu :
Minat
Hal yang satu ini tidak hanya penting bagi sekretaris tapi juga penting bagi mereka yang menggeluti profesinya. Dengan adanya minat kita bersedia menguasi seluk-beluk kesekretarisan dan memampukan diri menjadi sekretaris yang professional.
Kepribadian yang mantap
Apasih yang dimaksud dengan kepribadian ? Kepribadian adalah pola menyeluruh dari semua kemampuan , perbuatan dan kebiasaan seseorang baik dari segi jasmani, memtal, rohani, maupun emosi yang tertata dalam suatu cara yang khas dengan mendapat pengaruh dari luar.
Nah, seorang sekretaris dituntut mempunyai kepribadian yang antap disertai dengan rasa percaya diri yang tinggi, seiring dengan semakin tingginya persaingan di dunia kesekretarisan professional. Pengembangan diri harus kita sendiri yang memulainya, agar mampu memahami apakah yang menjadi minat, hasrat, kempuan dan rencana untuk menghadapi tantangan di masa yang akan datang. Proses pengembangan kepribadian meliputi proses penemuan diri dan pengembangan perilaku agar mampu berperan secara aktif di masyarakat.
Kematangan pribadi sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris, mengingat dalam menjalankan tugas-tugasnya sekretaris akan sering berinteraksi dengan orang-orang yang memiliki karakter berbeda- beda . Selain itu. Tugas-tugas sekretarispun banyak dan beraneka ragam. Jadi, dengan memiliki pribadi yang matang , seorang sekretaris akan mampu menghadapi persoalan dan keadaan secara positif.

Seseorang berkepribadian yang mantap dan matang apabila :
- Mandiri dan tidak selalu minta bantuan dan bimbingan orang lain
- tidak bersifat egois
- bisa mengarahkan perhatian dan usahanya untuk kepentingan orang lain.
- Menerima dirinya sendiri dan keadaan orang lain, sekaligus menghargai diri sendiri dan orang lain
- Mampu menahan emosinya dalam segala keadaan dan bisa menerima kritikan dengan sikap positif.
Kemampuan berkomunikasi dengan baik
Seorang sekretaris berperan sebagai perantara antara atasan dengan orang-orang luar, yaitu mereka yang berasal dari perushaan lain dan anrata atasan dengan staf lain di perusahaan tampat ia bekerja. Oleh karena itu kemampuan berkomunikasi yang baik sangatlah penting dalam menjaga nam baik perusahaan dan atasan.
Aturan berbicara:
Ada beberapa aturan yang harus diperhatikan ketika berbicara dengan orang lain, diantaranya ialah berusaha melihat lawan bicara, suara halus terdengar jelas, ekspresi wajahpun di usahakan ceria. Namun berbicara yang baik bukan berarti hanya berbicara dengan suara yang menyenangkan, tidak monoton, dan lafal yang jelas saja , tapi juga bersifat hati-hati dalam memilih kata-kata, berkomentar, dan bertindak agar tidak menyinggung perasaan orang lain atau membuat orang lain malu, yang nantinya berdampak buruk bagi perusahaan. Sekretaris harus mampu bersikap tenang, anggun dan percaya diri.
Penguasaan bahasa asing
Diera globalisasi sekarang ini seperti sekarang ini, tentunya setiap perusahaan tidak hanya bermitra dengan perusahan- perusahaan dalam negeri saja tapi juga dengan perusahaan luar negeri. Nah, keadaan ini mengharuskan sekretaris menguasai bahasa asing, setidaknya bahasa inggris yang sudah diakui sebagai bahasa internasional. Jadi berbahasa inggris secara lancar diharuskan bagi calon sekretaris. Jika anda menguasai bahasa asing kecuali bahasa inggris itu lebih baik.
Syatar penunjang :
Kemapuan menyelesaiakan tugas secara rapi dan sempurna
Sekretaris memerlukan keterampilan-keterampilan khusus dalam dalam melaksanakan tugas-tugasnya, seperti mengetik, pembukuan dan pengarsipan serta dalam menggunakan mesin kantor.
Namun ketrampilan yang dimilikinya ini masih harus dilengkapi dengan beberapa factor lainya sehingga pelaksanaan tugasnya dapat lebih efektif, lebih ekonomis, dan lebih produktif.
Faktor-faktor lain yang harus dimiliki sekretaris tersebut yaitu :
- Intelegensi yang tinggi
- Daya ingat yang kuat
- Kecepatan kerja
- Kemampun mengorganisasi pekerjaan dangan baik
- Daya konsentrasi yang tinggi
- Kemampun menyesuaikan diri dengan keadaan
- Kempuan untuk memimpin
Kemampuan mengatur waktu seefektif dan seefesien mungkin
“Istilah “ work smart not hard” ,merupakan cerminan dari seseorang yang mampu mengatur waktu seefektif dan seefesien mungkin karena tugas-tugas sekretaris tidak pernah habis”. 8 )

Setiap hari akan ada saja tugas-tugas baru yang mempuk. Jika seorang sekretaris tidak dapat mengatur waktunya dengan baik, bisa jadi tugas-tugasnya tidak terselesaikan dengan baik.
Penuh Dedikasi Dalam Malaksanakan Tugasnya
Dedikasi disini berarti bersedia mengorbankan diri dan lebih berfokus pada tugas-tugasnya.

2. 11. Pengembangan Sekretaris
A. Arti dan Pentingnya Pengembangan
Pengembangan sekretaris dalam realisasinya dapat dilakukan, baik oleh dirinya sendiri maupun atas prakarsa organisasi. Salah satu diantaranya yaitu dengan melalui pendidikan dan latihan yang mencakup :
•Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu, yang meliputi :
· Pendidikan formal yang diselenggarakan umum.
· Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan, tempat sekretaris bekerja.
2. In Service Training
Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.
B. Pengembangan Diri
Dalam pekerjaannya, Sekretaris diharapkan bisa mengelola Efektifitas dirinya sendiri demi hasil kerja (performansi) yang baik.Dengan manajemen yang baik, seorang sekretaris bisa lebih melatih dan mengembangkan personal Effectiveness Skills untuk mendukung performansi atasan, kantor dan juga dirinya sendiri.

C. Pengembangan Karir
Sering dikatakan bahwa “The Secretarial Position is an open door”. Hal ini bisa diartikan bahwa siapa saja, dari bagian mana saja, mungkin bisa menjadi seorang sekretaris dan sebaliknya, sekretaris juga bisa menjadi apasaja dalam menjalani promosinya. Banyak cerita tentang seorang sekretaris yang menjadi manajer. Inilah pengembangan karir sekretaris yang sudah tentu memerlukan pengetahuan dan keterampilan manajemen. Sekretaris yang memiliki kemampuan manajemen yang baik sudah pasti memiliki kesempatan lebih besar untuk dipromosikan ke posisi manajerial.





D. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan latihan sekretaris pada dasarnya untuk memperoleh 3 hal :
· Menambah pengetahuan
· Menambah keterampilan
· Merubah sikap
2.12. Kerjasama Sekretaris Dengan Dunia Luar
Sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasama dengan perusahaan lain. Disini sekretaris ditunjuk sebagai Cantact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan.
2. 13. Kerjasama Sekretaris Dibidang Organisasi
Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan.
Adapun kegiatan sekretaris dalam organisasi antara lain:
a. Dictation, disini sekretaris dituntut untuk dapat menulis dengan cepat saat didikte meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.
b. Kalender atasan, sekretaris harus mampu menyusun jadwal kerja atasan agar mudah dibaca. Adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamana perlu.
c. Memproses persiapan perjalanan pimpinan, sekretaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalanan dinaspimpinan. Sekretaris harus tahu segala hal penting yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan.
d. Penampilan Kantor, sekretaris harus mampu mengatur tata ruang kantor seorang pimpinan dengan baik agar tercipta kesan rapi, indah, efisien, sederhana sehingga membuat tamu yang berkunjung berkesan.
e. Menjaga pintu, sekretaris disini bertugas dalam pengambilan keputusan, siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan, ditolak dan suruh menunggu. Dalam hal ini sebaiknya sekretaris berkomunikasi yang efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasannya dengan benar.
f. Laporan, dalam membuat laporan sekretaris perlu melakukan riset, namun tidak terbatas dengan riset saja, tetapi juga untuk laporan tahunan, laporan rapat, dan laporan produksi.
g. Rapat, sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaraan rapat, mulai dari persiapan, membuat undangan, mengatur tempat, mempersiapkan pimpinannya untuk memimpin atau menghadiri suatu rapat, sampai mencatat hasil rapat.
h. Persiapan, yaitu penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/surat keluar, memo dll yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain, dapat berbentuk salinan/asli. Ini berfungsi untuk dapat menemukannya dalam waktu singkat.
2.14. Ciri-Ciri Sekretaris
1. Seorang Sekretaris Profesional memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepatmenyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopandan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segalasesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yangberkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khususdengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik,koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari sepertimenerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agendapimpinan dll/Pada era teknologi informasi global sekarang ini akan lebih bagus lagibila seorang sekretaris mampu memiliki pengetahuan dan ketrampilandalam mengelola sumber daya manusia perusahaan, khususnya bagiperusahaan skala kecil hingga menengah yang mempunyai banyak kantoratau cabang di berbagai negara bahkan di belahan dunia yang lain. Saat ini telah ada sebuah aplikasi Human Resource Management yangsangat mudah dipelajari dan digunakan, yaitu OrangeHRM.
Seorangsekretaris yang terampil juga dalam mengelola informasi sumber dayamanusia akan memberikan manfaat dan efisiensi yang besar bagi perusahaan
Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap atasan :

Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan

Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.






2.15. Penampilan Sekretaris
Kesan atau image adalah lukisan diri yang kamu tampilkan kepada orang lain. Sepintar atau sebaik apapun seseorang dalam bekerja, kesan yang buruk dapat menutupi kelebihan tersebut. Kesan atau image bias terliahat jelas dari penampilan. Profesi sekretaris termasuk salah satu yang mengutamakan penampilan. Penampilan disini bukan hanya dilihat dari cara berpakaian, tapi juga dari sifat dan perbuatan. Penampilan utama seorang Sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etis seorang sekretaris. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksankan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatiakn hal-hal berikut ini :
1. Kondisi Fisik.
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan, antara lain :

Makan makanan yang cukup gizinya
Olah raga yang cukup
Istirahat yang cukup
Untuk kantor-kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat-saat tertetntu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.


2. Perawatan Badan.
Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a. Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihan dan kerapiannya. Minimal 1 bulan sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut di cuci dan 1 bulan sekali di creambath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.
b. Perawatan Wajah/Muka
Untuk perawatan wajah disarankan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/muka selalu kelihatan segar dan cerah usahakan sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan dibersihkan dengan menggunakan milk cleanser, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi
wajah dengan night cream untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainnya dengan cara melakukan peeling dan masker atau luluran.
c. Perawatan tangan dan kaki
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Ber sihkan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon.

Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, cream atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku, pilih warna yang sopan, tenang dan menarik.
Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhana an, tetap dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.
3. Pakaian (Busana).
Cara berbusana yang baik merupakan ciri khusus, menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi sekretaris. Berbusana yang baik berarti penampilan diri (personal appearance) secara keseluruhan mulai dari dandanan rambut, wajah, badan, kaki dan segala kelengkapannya. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang sekretaris pada waktu berbusana, misalnya:
a. Waktu
Umumnya jam kerja seorang sekretaris berkisar antara pukul 08.00 sampai pukul 16.00. Oleh karena itu, pengaturan dan pemilihan busana hendaknya sesuai untuk dipakai pagi, siang sampai sore hari. Misalnya rok dan blus ditambah jas atau blazer.
b. Keadaan Jasmani
Seorang sekretaris perlu mawas diri di dalam memilih, menentukan, dan menggunakan pakaian dengan memperhatikan keadaan ciri-ciri jasmaninya, seperti tinggi, pendek, gemuk, kurus, kulit sawo matang, kuning langsat, dan sebagainya. Selain itu juga memperhatikan usia.
c. Iklim
Dikarenakan negara kita mempunyai iklim panas dengan musim hujan dan kemarau, maka seorang sekretaris harus dapat menyesuaikan diri dalam berbusana dengan keadaan iklim dan cuaca.
d. Bahan, warna, motif pakaian
Bahan yang umum dipakai diantaranya sutra, katun, wool, rayon dan nylon. Pengaruh warna dapat dikategorikan seperti :
1) Warna tenang (kuning muda, nila, abu-abu, hijau muda, biru muda dsb.)
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrut, merah bata, kuning emas, jingga.

2.16. Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan.
Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
A.Menerima tamu
Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu, sebaiknya anda simak beberapa hal yang harus anda perhatikan saat menerima tamu atasan di kantor.
Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang, segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut dan ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.
Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.
Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.
Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.
Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.
Tetapi jika atasan anda bersedia menemui atasan, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda. Yang perlu anda ingat adalah sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu sering kali mencerminkan citra perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Jadi jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembagai lain yang berkepentingan dengan perusahaan. Semoga berhasil.
B.Menerima telepon
1. Pengertian Bertelepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif.
Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi yang multiguna, dan beraneka ragam model.
2. Etika Menangani Telepon
“Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang”. 9)
Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda. Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.

3. Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon

Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan.
Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak boleh datar.
Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.
Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon lain.
Mintalah kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu.
Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.

C.Mengambil dikte dan melatinkan
D.Menyimpan surat
2. 17. PRINSIP TERPENTING SEKRETARIS
“ Tutup Mulut Rapat – Rapat
Pasang Mata Awas – Awas
Buka Telinga Lebar – Lebar” 10 )
Tutup mulut rapat-rapat maksudnya seorang sekretaris harus bias menjaga mulutnya, jangan membicarakan rahasia kepada orang lain. Pasang mata awas-awas maksudnya seorang sekretais harus bisa melihat sikon ( situasi dan kondisi ) sehingga bisa mengambil suatu tindakan. Dan buka telinga lebar-lebar maksudnya ketika pimpinan atau orang lain yang sedang bicara harus di dengarkan dengan baik dan disimak apa yang disampaikan. Jika kurang dengar atau tidak tahu bisa bertanya tetapi jangan lebih dari 3 kali karna hal itu bisa orang yang kita ajak bicara menjadi bosan enjelaskannya.



18. Sikap sekretaris
Sikap-sikap yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris:
1. Melakukan pekerjaan dengan sungguh-sungguh.
2. Pekerjaanya dilakukan dengan lebih baik.
3. Mengerti berhubungan dengan organisasi secara keseluruhan.
4. Mempunyai keyakinan dalam membagi ide, tujuan, semangat kepada orang lain.

Oleh karena itu seorang sekretaris harus menyadari dan memahami bahwa bertanggung jawab dan perkembangan kepribadianya sangat diperlukan.





BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.

3.2 saran
Kami sebagai penyusun makalah ini menyarankan kepada semua pembaca agar tidak memandang sepele atau memandang negative profesi Sekretaris karena tidak lah gampang menjadi seorang Sekretaris yang professional, butuh pengetahuan yang tinggi dan intelektual yang tinggi maka dari itu kita sebagai pelajar harus mengetahui betapa mulianya menjadi seorang Sekretaris.